當一份公文需要在海外使用時，通常需要先將文件在簽發的地方取得認證。如果簽發文件的國家或地區及使用文件的海外國家或地區都是《免除外國公文件領事認證要求的公約》(Abolishing the Requirement of Legalization for Foreign Public Documents) (簡稱《海牙公約》) 簽署國，那麼，公文在經過公約締約國主管機關頒發海牙認證後，即核定文書之真實性和有效性，便可使用於所有海牙公約國及產生法律效力，且效期『永久有效』，也叫『國際認證』，廣泛受國際社會普遍接受，目前全球有120個國家或地區承認。
全球已有一百多個國家簽署海牙認證公約。雖然香港和澳門是海牙公約成員，但由於加拿大不是海牙認證公約的簽署國，所以加拿大文件不能簽發海牙認證。
因此，加拿大的公文，如死亡證、法庭文件，甚至加拿大公證人簽署的文件，都不一定可以直接拿到海外使用。
比如加拿大政府發出的死亡證，如需要拿到香港使用，除了需要給加拿大政府認證(Apostille)外，還需要送到中國領事館加簽(legalization) 。至於一些商業文件(如股權買賣、轉讓)或樓宇買賣或業權轉移的文件，如在加拿大公證人面前簽署，也需要將簽妥的文件認證及領事館加簽。由於疫情的關係，駐多倫多的中國領事館至今一直關閉，所有安省的加簽工作都需要送到渥太華處理，亦因此認證的工作也需要送到渥太華的聯邦政府處理；而聯邦政府的處理時間由最初20多個工作天增至65個工作天，甚至還有可能再延長，再加中國領事館的處理時間，分分鐘5、6個月才可領回文件。
所以，如有需要處理親人在香港的遺產，那就最好第一時間將死亡證(須由政府簽發，不可用殯儀館簽發的) 送去認證及加簽。至於商業文件(如股權買賣、轉讓)或樓宇買賣或業權轉移的文件，可在林潔妍律師面前簽署，由於她是香港的執業律師，簽妥好的文件就可以立即寄回香港使用（請參閱 未能親身回香港辦理物業買賣，可以怎樣做？一文）。
如果你想安排死亡證認證及加簽，又或想了解你所需要在香港使用的文件是否需要認證及領事館加簽，還是可以在林潔妍律師面前簽署後立即送回香港使用，可致電 437.900.1688 或 電郵至klam@lamlawfirm.ca 與林潔妍律師查詢。
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